طراحی ست اداری | راهنمای کامل

اهمیت طراحی ست اداری در هویت برند

ست اداری، مجموعه‌ای از ابزارها و لوازم اداری شامل سربرگ، کارت ویزیت، پاکت نامه، برگه‌های یادداشت، سررسید، فاکتور و قبض و حتی پوشه کاغذی (فولدر) است که طراحی هماهنگ و حرفه‌ای آن‌ها و همچنین انتخاب بهترین رنگ سازمانی، نقش بسیار مهمی در ایجاد یک هویت بصری منسجم دارد. طراحی ست اداری نه تنها نشان‌دهنده شخصیت، اعتبار و ارزش‌های برند است، بلکه تاثیر قابل توجهی بر تعاملات حرفه‌ای با مشتریان و شرکا و رقبای تجاری دارد. در دنیای رقابتی امروز، که تکنولوژی از هر چیزی جلوتر رفته است، کسب و کارها نیاز دارند از هر ابزار ممکن برای متمایز شدن و شناساندن خود استفاده کنند و طراحی ست اداری یکی از مهم‌ترین ابزارها در این زمینه است. در این مقاله از مجله تخصصی چاپاتو، از اهمیت طراحی ست اداری در اعتبار برند گفتیم و به چند سوال شما در این زمینه پاسخ داده‌ایم.

اجزای اصلی ست اداری و اهمیت هر کدام

1-سربرگ

سربرگ به عنوان یکی از اصلی‌ترین اجزای ست اداری، معرف رسمی شرکت است. سربرگ شامل اطلاعات مهمی مثل لوگو (نماد) ، نام شرکت، آدرس، شماره تماس و ایمیل می‌شود.

 چرا سربرگ مهم است؟

• القای حس رسمی و اداری بودن در مکاتبات
• انعکاس هویت برند
• متمایز کردن مکاتبات شما از رقبا و ماندگار شدن در ذهن مخاطب

2-کارت ویزیت

کارت ویزیت ابزاری کوچک اما مهم است که در هر تعامل تجاری به کار می‌آید. با وجود پیشرفت تکنولوژی و راه‌های مدرن برای معرفی برند، اما کارت ویزیت هنوز جایگاه خود را در موضوع تبلیغات برند و کسب و کارها از دست نداده است. اصلی‌ترین دلیل آن، اندازه کوچک کارت و مختصر بودن اطلاعات اصلی هر برند روی آن است. طراحی کارت ویزیت هرچه ساده‌تر و حاوی اطلاعات مختصر و مهم‌تر باشد، بیشتر در ذهن مخاطب می‌ماند و برای او جذاب‌تر است.

3-پاکت نامه

پاکت نامه‌های طراحی شده به طور خاص، مکاتبات شما را حرفه‌ای تر نشان می‌دهد. لوگو و طرحی که به خوبی با بقیه اجزای ست اداری هماهنگ باشد، به قدرتمند شدن هویت برند بسیار کمک می‌کند.

4-سررسید

سررسید یکی از کاربردی‌ترین لوازم در محیط‌های اداری، شرکت‌ها، مدارس و حتی فروشگاه‌ها و مغازه‌ها به شمار می‌رود. از کاربردهای سررسید می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• یادداشت‌های روزانه
• لیست وظایف هفتگی یا ماهانه
• تعیین وظایف در تاریخ معین
• درج صورت جلسات

انواع متنوعی از سررسید در چاپاتو به چاپ می‌رسد که می‌توانید با چاپ اختصاصی برند خود، اعتبار و رسمیت دیگری به مجموعه خود بدهید.

سررسید 1404 اروپایی چرم مرغوب فانتزی آبنوس 137,000 تومان

سررسید 1404 وزیری سلفونی آرکا 109,000 تومان

سررسید 1404 اروپایی ترمو نادین 137,000 تومان

تقویم پالتویی 1404 20,000 تومان

سررسید 1404 وزیری سلفونی همتا 79,900 تومان

سررسید 1404 وزیری چرم نفیس مهراد 158,000 تومان

5-تقویم

تقویم یکی از لوازم ضروری و پرکاربرد در هر ست اداری است که علاوه بر کاربرد اصلی در برنامه ریزی و مدیریت زمان، به عنوان یک تبلیغات موثر هم شناخته می‌شود. تقویم‌ها در دو نوع تقویم رومیزی و تقویم دیواری، طراحی و تولید می‌شوند که هر کدام ویژگی‌ها و مزایای خاص خودشان را دارند.

الف) تقویم رومیزی

تقویم رومیزی به خاطر اندازه کوچک و طراحی خاص، گزینه‌ای مناسب برای استفاده روی میز کار است. این نوع تقویم‌ها به خاطر سبک خاص و اندازه کوچکشان می‌توانند در فرم‌های مختلف و با پایه‌های متفاوت تولید شوند و ظاهر محیط کار را متفاوت و زیباتر کنند. علاوه بر این، بسیاری از تقویم‌های رومیزی مثل تقویم رومیزی 1404 پایه پلاستیک نگین، جای برگه یادداشت یا نگهدارنده موبایل دارند که برای میز کار بسیار کاربردی خواهد بود. ضمن اینکه برای چاپ تقویم رومیزی تبلیغاتی، شما می‌توانید اطلاعات تماس و برند خود را روی این تقویم‌ها چاپ کنید تا در طول سال در مقابل دید مشتریان خود باشید.

ب)تقویم دیواری

تقویم دیواری مدل دیگری از اجزای مهم ست اداری است که به طور خاص در اتاق‌های جلسات، راهروها و فضاهای عمومی شرکت‌ها کاربرد بیشتری دارد. این نوع تقویم ها فضای بیشتری برای نمایش مناسبت‌ها و همزمان با آن چاپ تبلیغات برند یا معرفی خدمات یا محصولات را به شما ارائه می‌دهند. البته که با خلاقیت خودتان می‌توانید طراحی تقویم دیواری را به شکل‌های مختلف و در فرم‌های خاص مد نظر خود انجام دهید.

6-فاکتور

فاکتور یکی از لوازم ضروری در ست اداری مختص مجموعه‌هایی است که معاملات کالا در آنها انجام می‌شود یا خدماتی به مشتری ارائه می دهند. فاکتور به منظور ارائه جزئیات خرید، فروش یا خدمات و به نوعی یک سند مالی برای معاملات استفاده می‌شود. طراحی فاکتور حرفه‌ای باید شامل اطلاعات مهمی مانند نام شرکت، شماره تماس، آدرس، شماره سریال، مبلغ خدمات یا کالا و توضیحات مربوط به خدمات یا محصولات باشد. چاپ فاکتور معمولاً در انواع کاربن‌لس و تحریر انجام می‌شود و کیفیت آن نقش مهمی در ایجاد اعتماد مشتری دارد. فاکتور کاربن لس تک رنگ مشکی، یک فاکتور ارزان و در عین حال با کیفیت در چاپاتو است.

7-قبض

قبض نیز از اقلام پراستفاده در یک ست اداری است که برای ارائه اطلاعات تراکنش‌ها و پرداخت‌ها به مشتریان به کار می‌رود. طراحی قبض باید شفاف، ساده و حاوی اطلاعات دقیق باشد. از جمله اطلاعات مهم قبض می‌توان به نام مشتری، مبلغ پرداختی، تاریخ و توضیحات خدمات اشاره کرد. قبض‌ها در انواع کاغذهای کاربن‌لس و تحریر با چاپ اختصاصی تولید می‌شوند. قبض کاربن لس تک رنگ مشکی، هم یک قبض ارزان محسوب می شود و هم به دلیل کیفیت خوب کاغذ تحریر، انتخاب بسیاری از کسب و کارهاست.

7-فولدر

فولدرها برای نگهداری اسناد و ارائه آنها به مشتریان بسیار مفید هستند. این عضو مهم از ست اداری، می‌تواند منظم بودن و حرفه‌ای بودن شرکت را منتقل کند.

توجه داشته باشید که تعداد و نوع اقلام ست اداری می تواند بسیار بیشتر یا کمتر باشد. این موضوع به نیاز مجموعه و اهداف آنها بستگی دارد. بعضی دیگر از اقلام ست اداری که استفاده از آنها به اندازه اقلامی که گفتیم، رایج نیست شامل: سررسید، پرچم، خودکار، کاور سی‌دی، ساعت دیواری، ماگ، بگ (ساک) و...

نکات کلیدی در طراحی ست اداری

1-استفاده از رنگ‌های برند

هر شرکت دارای رنگ یا رنگ‌های سازمانی مشخصی است که هویت گرافیکی آن را تعریف می‌کند. این رنگ‌ها باید در تمامی اجزای ست اداری استفاده شوند تا انسجام کار حفظ شود. در واقع مخاطب در هر مکان و زمانی، برند شما را با آن رنگ می‌شناسد.

 2-انتخاب فونت مناسب

فونت انتخابی باید خوانا و هماهنگ با سبک برند باشد. مثلا فونت‌های رسمی برای شرکت‌های حقوقی یا رسمی و فونت‌های مدرن و فانتزی برای شرکت‌هایی که خدمات یا محصولات فانتزی دارند مناسب‌تر هستند.

 3-سادگی و وضوح

طراحی باید ساده و در عین حال تاثیرگذار باشد. استفاده از طرح‌های شلوغ می‌تواند پیام برند را تضعیف کند یا باعث شود مخاطب اصلا به طرح توجه نکند.

 4-کیفیت چاپ

کیفیت بالای چاپ باعث ماندگاری و نمایش بهتر اجزای ست اداری می‌شود. استفاده از کاغذهای با کیفیت و تکنیک‌های پیشرفت چاپ، حرفه‌ای بودن برند را نشان می‌دهد.

مزایای طراحی حرفه‌ای ست اداری

1-افزایش اعتماد مشتریان

یک ست اداری حرفه‌ای و با کیفیت، نشان دهنده تعهد و توجه شما به جزئیات است که می‌تواند اعتماد مشتریان را جلب کند.

2-منحصر به فرد بودن

ست اداری متفاوت و مخصوص برند شما، کمک می‌کند که در ذهن مشتریان باقی بمانید و از رقبا متمایز شوید.

3-تقویت هویت برند

هماهنگی گرافیکی در تمام اجزای ست اداری، برند شما را به یاد ماندنی‌تر و حرفه‌ای‌تر می‌کند.

فرایند طراحی ست اداری

1-شناخت برند

ابتدا باید ارزش‌ها، مخاطبان هدف و پیام برند را مشخص کنید. این اطلاعات پایه طراحی ست اداری هستند.

 2-انتخاب رنگ و فونت

رنگ‌ها و فونت‌های برند باید در تمامی طراحی‌ها به طور هماهنگ استفاده شوند. این به این معناست که یک یا نهایتا دو فونت ثابت برای برند خود انتخاب می‌کنید و در تمام اجزای ست اداری از این فونت استفاده می‌کنید. همین موضوع در مورد رنگ نیز صدق می‌کند. اگر دقت کرده باشید، برندهای بزرگ معمولا با انتخاب بهترین رنگ سازمانی به عنوان رنگ اصلی، و یک رنگ فرعی در تمامی ست اداری و فضاهای تبلیغاتی از این ترکیب رنگ استفاده می‌کنند.

 3-طراحی اولیه

طراحی‌های حرفه‌ای معمولا با نرم افزار Adobe illustrator ، Adobe Photoshop ، یا corelDraw انجام می‌شود.

 4-بررسی و تایید

طرح نهایی باید حتما توسط تیم طراحی و مدیریت شرکت بررسی و تایید شود تا از هر جهت، متناسب با اهداف مجموعه باشد.

 5-چاپ

در نهایت اجزای ست اداری باید با بهترین کیفیت به چاپ برسند. هر چقدر هم که طراحی هویت بصری شما حرفه‌ای باشد، اگر کیفیت چاپ بالا نباشد قطعا باعث کاهش اعتبار مجموعه شما خواهد شد.

 سوالات شما درباره طراحی ست اداری

1-هزینه چاپ و طراحی ست اداری چقدر است؟

هزینه چاپ و طراحی به عواملی مثل تعداد اجزای ست، پیچیدگی طراحی، جنس اقلام و... بستگی دارد. برای اطلاع از قیمت ست اداری می‌توانید با سامانه چاپ آنلاین چاپاتو در ارتباط باشید.

 2-آیا می‌توان اجزای ست اداری را به صورت جداگانه سفارش داد؟

بله، اجزای ست اداری می‌توانند به صورت جداگانه طراحی و چاپ شوند.

 3-بهترین نرم افزارها برای طراحی ست اداری کدام‌اند؟

نرم افزارهای Adobe illustrator و Adobe Photoshop ازحرفه‌ای‌ترین نرم‌افزارها برای طراحی اقلام ست اداری هستند.

4-چقدر زمان برای طراحی و چاپ ست اداری نیاز است؟

معمولا طراحی 3 تا 7 روز کاری زمان می‌برد و چاپ نیز بسته به تعداد سفارش، جنس کاغذ و... می‌تواند بین 5 تا 20 روز کاری زمان ببرد.

5-چگونه می‌توانم ست اداری خاص و منحصر به فرد برند خودم را داشته باشم؟

با کمک تیم طراحی حرفه‌ای و استفاده از طرح‌های خلاقانه، انتخاب رنگ‌های خاص، سادگی و مینیمال بودن طرح و کیفیت بالای چاپ، می‌توانید ست اداری منحصر به فردی داشته باشید.

 جمع بندی

طراحی ست اداری یک سرمایه‌گذاری بلند مدت برای هر کسب و کار و برندی است. با یک طراحی حرفه‌ای می‌توانید هویت برند خود را تقویت کنید، اعتماد مشتریان را افزایش دهید و از رقبا متمایز شوید. اگر به دنبال طراحی ست اداری با کیفیت و منحصر به فرد هستید، تیم حرفه‌ای چاپاتو آماده همکاری با شماست.