فاکتور کاربن لس چیست؟

صدور فاکتور در خیلی از مشاغل، بخش مهمی از فرایند خرید و فروش یا ارائه خدمات است. یک نوع فاکتور پرطرفدار که کار را برای افراد آسان می‌کند، فاکتور کاربن لس ( Carbonless invoice ) است که به خاطر جنس کاغذ چندلایه و نیاز نداشتن به کاربن جداگانه، مورد توجه اصناف و شرکت‌ها قرار گرفته است. اما فاکتور کاربن لس چیست و چرا از بین انواع فاکتور چاپی، فاکتور کاربن لس انتخاب اول خیلی از کسب و کارهاست؟ در این مقاله از سامانه چاپ آنلاین چاپاتو، بررسی می‌کنیم که جنس اصلی کاغذ فاکتور کاربن لس چیست و مزایا و معایب احتمالی آن را نام می‌بریم.

مزایا و معایب فاکتور کاربن لس

مزایا	معایب
بدون نیاز به کاغذ کاربن	حساس به نور و دمای زیاد در نگهداری طولانی
کم شدن هزینه و سرعت بیشتر در نوشتن و صدور فاکتور	عدم قابلیت استفاده در پرینتر اداری
خوانایی بهتر نسخه‌های زیری	احتمال کمرنگ شدن در طول زمان
نظم و تمیزی بیشتر	محدودیت در انتخاب نوع و گرماژ کاغذ
قابلیت چاپ اختصاصی و برندینگ	آسیب‌پذیری نسبت به فشار و خط تا

فاکتور کاربن لس چیست؟

فاکتور کاربن لس یا Carbonless Invoice نوعی فاکتور چند نسخه‌ای است که بدون استفاده از کاغذ کاربن، امکان ایجاد کپی در صفحات زیری را فراهم می‌کند. در واقع فاکتور کاربن لس نوعی فاکتور کاربن سرخود است و بدون اینکه کاربن جداگانه‌ای بین کاغذ اصلی و کاغذ زیری قرار بگیرد، خود کاغذ، کار کپی کردن متن را انجام می‌دهد. وقتی موقع نوشتن، خودکار یا روان نویس روی برگه اولی فشار وارد می‌کند، مواد میکروفن شده در سطح کاغذ فعال می‌شود و تصویر همان نوشته را روی برگه های زیری منتقل می‌کند.

فاکتور کاربن لس تک رنگ مشکی 1,015 تومان

فاکتور کاربن لس چهار رنگ 2,390 تومان

فاکتور کاربن لس 2 رنگ قرمز و مشکی 1,825 تومان

فاکتور کاربن لس تک رنگ سرمه ای 1,690 تومان

فاکتور کاربن لس 4 رنگ فوری 2,790 تومان

فاکتور کاربن لس تک رنگ مشکی فوری 1,760 تومان

روش کار فاکتور کاربن لس

برگه‌ی بالایی (CB) دارای میکروکپسول‌هایی بی‌رنگ است و برگه‌ی پایینی (CF) هم ماده‌ای فعال دارد. وقتی فشاری مثل نوشتن با خودکار وارد می‌شود، کپسول‌ها می‌ترکند، رنگ آزاد می‌شود و با لایه‌ی پایینی واکنش می‌دهد و تصویر قابل دیدن یا همان کپی متن نوشته شده با خودکار، ایجاد می‌شود.

چرا استفاده از فاکتور کاربن لس مهم است؟

تصور کنید یک فروشنده در حین تحویل محصول یا ارائه خدمتی به مشتری، باید خیلی فوری چند نسخه از فاکتور را صادر کند، یکی برای خودش، یکی برای مشتری و شاید هم یکی برای واحد حسابداری. قبلا این کار نیاز به کاغذ کاربن یا همان کاغذهای آبی رنگ قدیمی داشت. گذاشتن کاربن بین دو برگه، هم زمان بر است، هم گاهی باعث لکه‌های آبی روی کاغذ زیری می‌شود. اما فاکتور کاربن لس کار را بسیار راحت کرده است، هم راحت، هم سریع و دقیق.

کاغذ فاکتور کاربن لس چگونه ساخته می‌شود؟

کاغذ بدون کاربن یا همان کاغذ کاربن لس از برگه‌هایی تشکیل شده که با مواد خاصی مثل رنگ یا جوهر میکروکپسوله شده، یا خاک رس فعال، پوشانده شده‌اند. پشت برگه‌ی اول (که CB نام دارد) حاوی کپسول‌های میکروسکوپی بی‌رنگ است.

مواد شیمیایی موجود در کاغذ فاکتور کاربن لس چیست؟

2 نوع ترکیب شیمیایی اصلی که در تولید کاغذ کاربن لس استفاده می‌شود، دی‌ایزوپروپیل‌نفتالین (Diisopropylnaphthalene) و فنیل‌اتیل‌تترالین (Phenylethyltetralin) هستند. از زمان اختراع اولیه آن در سال ۱۹۵۷ توسط شرکت NCR آمریکا، کاغذ بدون کاربن بر پایه‌ی واکنش‌های شیمیایی فعال‌شونده با فشار طراحی شده است.

مراحل تولید فاکتور کاربن لس چیست؟

1.تهیه کاغذ کاربن‌لس (Carbonless Paper)

• پوشش CB (Coated Back): در پشت کاغذ اول اعمال می‌شود و حاوی میکروفن‌های کپسولی است که شامل جوهر رنگی‌اند.
• پوشش CF (Coated Front): در سطح جلویی کاغذ دوم اعمال شده و شامل گیرنده‌های رنگ است.

بر اثر فشار نوشتن، کپسول‌ها در CB شکسته شده و مواد رنگی آزادشده با CF واکنش داده و تصویری دقیق از متن ایجاد می‌کنند.

برگه‌های مخصوص کاربن‌لس به صورت رول یا شیت آماده‌سازی می‌شوند.

2.طراحی فاکتور

طرح گرافیکی فاکتور (لوگو، جداول، اطلاعات تماس، شماره فاکتور و...) در نرم‌افزارهایی مثل Corel، Illustrator یا InDesign طراحی می‌شود و برای چاپ آماده می‌شود.

3.تنظیم فرم‌های چاپی

در این مرحله فرم‌های چاپی متناسب با تعداد برگ (دو نسخه، سه نسخه و...) تنظیم می‌شوند. معمولاً فاکتورها در فرم‌های چندتایی (مثلاً ۲ یا ۴ فاکتور در یک صفحه A4) طراحی می‌شوند تا چاپ اقتصادی‌تر باشد.

4.چاپ روی برگه

با توجه به تفاوت چاپ افست و دیجیتال و همینطور تیراژ مورد نظر برای چاپ فاکتور، یکی از 2 نوع چاپ انتخاب می شود:

• اگر تعداد زیاد باشد، چاپ افست انتخاب می‌شود.

• اگر تیراژ کم باشد، از چاپ دیجیتال استفاده می‌شود.

در این مرحله، هر نسخه از فاکتور روی نوع مناسب کاغذ (CB، CFB، CF) چاپ می‌شود.

5-مرتب سازی نسخه‌ها

برگه‌ها طبق ترتیب نسخه‌ها (مثلاً سفید – صورتی – زرد برای نسخه اول تا سوم) دسته‌بندی و پشت‌سر هم چیده می‌شوند. ترتیب صحیح باعث می‌شود که فشار قلم فقط روی نسخه اول اعمال شده و به‌صورت خودکار روی نسخه‌های بعدی منتقل شود.

6-پرفراژ یا خط تا (در صورت نیاز)

برای جداسازی آسان برگه‌ها یا تا کردن فاکتور، عملیات پرفراژ (برش نقطه‌ای) یا خط تا انجام می‌شود.

7-چسب کاری یا صحافی

در مرحله آخر، نسخه‌های مختلف یک فاکتور از بالا یا کنار به هم چسب می‌خورند یا به صورت دفترچه‌ای، دسته‌ای یا فرمی صحافی می‌شوند تا هنگام استفاده راحت‌تر باشند.

8-بسته بندی نهایی و تحویل

پس از کنترل کیفیت نهایی، فاکتورها بسته‌بندی و آماده تحویل به مشتری می‌شوند.

کاربردهای فاکتور کاربن لس چیست؟

بیایید بررسی کنیم فاکتور کاربن لس در کجاها استفاده می‌شود و چرا جایگزین محبوبی برای فاکتورهای ساده و کاغذ کاربن‌های آبی رنگ قدیمی است.

۱.اصناف و فروشگاه‌ها

در خرده‌فروشی‌ها و فروشگاه‌های زنجیره‌ای که صدور سریع فاکتور با چند نسخه الزامی است، کاربن لس استفاده‌های زیادی دارد.

۲.شرکت‌های خدماتی

در شرکت‌هایی مانند خدمات پس‌ازفروش، تعمیرات، حمل‌ونقل یا خدمات ساختمانی، صدور همزمان چند نسخه فاکتور برای مشتری، حسابداری و آرشیو ضروری است.

۳.بیمارستان و کلینیک

صدور قبض‌های خدمات پزشکی یا صورتحساب بیماران معمولاً نیازمند دقت و نسخه‌برداری هم‌زمان است.

۴.امور بانکی و اداری

در بانک‌ها، ادارات دولتی یا دفاتر رسمی که اسناد نیازمند امضای چند نسخه هستند، فاکتور کاربن لس کاربرد زیادی دارد.

مواد اولیه و نوع کاغذ مورد استفاده در فاکتور کاربن لس چیست؟

برای تولید فاکتورهای کاربن لس، انتخاب کاغذ و پوشش‌های شیمیایی اهمیت بسیاری دارد؛ چرا که هرگونه خطا در این ترکیبات می‌تواند منجر به کاهش کیفیت چاپ، افت وضوح نسخه‌ها و حتی از بین رفتن اطلاعات شود.

نوع کاغذ

کاغذ مورد استفاده معمولاً ۴۰ تا ۵۵ گرمی است که سبک اما باکیفیت باشد. رنگ‌های متداول:

• سفید (نسخه اول)
• زرد (نسخه دوم)
• صورتی یا آبی (نسخه سوم)

ترکیب مواد اولیه و پوشش داخل کاغذ

مواد اصلی در پوشش‌های CF و CB شامل میکروکپسول‌های حساس به فشار و گیرنده‌های شیمیایی است که بدون نیاز به حرارت یا جوهر، در اثر فشار قلم فعال می‌شوند. این ترکیب باید دقیق و با نسبت‌های کنترل‌شده اعمال شود.

مقایسه فاکتور کاربن لس با سایر انواع فاکتور

در بازار چاپ، فاکتورهای مختلفی وجود دارد. بیایید فاکتور کاربن لس را با انواع دیگر فاکتور مقایسه کنیم.

۱.فاکتورهای معمولی (بدون کپی)

این فاکتورها مثل فاکتور تک برگی تحریر 80 گرم 4 رنگ، فقط در یک نسخه چاپ می‌شود و قابلیت انتقال نوشته‌ها به برگه های زیری را ندارد. پس برای مشاغلی که نیاز به چند نسخه از یک فاکتور دارند، مناسب نیست.

۲.فاکتورهای کاربن‌دار

در این مدل فاکتور، از کاغذ کاربن آبی رنگ جداگانه بین برگه‌ها استفاده می‌شود. اگرچه قیمت کمتری دارد، اما استفاده و نگهداری سخت‌تر، و احتمال خطا و ناخوانایی بالاتر است.

۳.فاکتورهای دیجیتال

با گسترش نرم‌افزارهای حسابداری، بعضی شرکت‌ها از فاکتورهای دیجیتال استفاده می‌کنند. هرچند این روش باعث کمتر شدن مصرف کاغذ و حمایت از محیط زیست می‌شود، اما در بعضی حوزه‌ها (مثل خرده‌فروشی یا ادارات دولتی) هنوز به نسخه فیزیکی نیاز است.

چه زمانی استفاده از فاکتور کاربن لس توصیه می‌شود؟

اگر کسب‌وکار شما به صدور هم‌زمان چند نسخه از فاکتور نیاز دارد، مشتری یا اداره مربوطه انتظار نسخه کاغذی دارد، یا در موقعیت‌هایی هستید که دسترسی سریع و بدون وابستگی به برق ضروری است، فاکتور کاربن لس انتخابی حرفه‌ای محسوب می‌شود.

برعکس، اگر تمام فرایند شما دیجیتالی شده یا نسخه فیزیکی الزام قانونی ندارد، شاید استفاده از نسخه‌های دیجیتال مقرون‌به‌صرفه‌تر باشد.

سوالات متداول درباره فاکتور کاربن لس

1-معمولا فاکتور کاربن لس چند نسخه دارد؟

معمولاً در 2 یا 3 نسخه چاپ می‌شود. نسخه اول برای مشتری، نسخه دوم برای فروشنده و نسخه سوم برای حسابداری یا آرشیو داخلی استفاده می‌شود.

2-آیا می‌توان فاکتور کاربن لس را با پرینتر معمولی چاپ کرد؟

خیر. به دلیل نوع پوشش شیمیایی، این نوع کاغد باید توسط پرینترهای صنعتی مثل چاپ افست یا دیجیتال پیشرفته چاپ شوند.

3-ماندگاری نوشته‌ها روی فاکتور کاربن لس چقدر است؟

در شرایط نگهداری مناسب (دور از نور شدید و رطوبت)، تا چند سال ماندگاری دارند. اما در معرض گرما یا نور مستقیم، امکان کمرنگ شدن وجود دارد.

4-تفاوت فاکتور کاربن لس و فاکتور رسمی در چیست؟

فاکتور رسمی به فاکتورهایی اطلاق می‌شود که مطابق با مقررات مالیاتی صادر شده و دارای شناسه اقتصادی و کد مالیاتی هستند. هر فاکتور رسمی می‌تواند کاربن لس یا غیرکاربن لس باشد.

جمع‌بندی

فاکتور کاربن لس به‌عنوان یکی از مؤثرترین ابزارهای چاپ فاکتور چند نسخه‌ای، مدیریت اسناد مالی کاغذی در کسب‌وکارها را هم سریع و هم آسان کرده است. با وجود بعضی محدودیت‌ها، مزایای آن در سرعت، نظم، هزینه و خوانایی نوشته، باعث شده در بسیاری از صنایع، از آن به‌عنوان گزینه‌ای قابل‌اعتماد استفاده شود.