انواع فاکتور قابل چاپ

فاکتور یک سند تجاری و رسمی است که توسط فروشنده یا هر ارگان ارائه دهنده‌ی خدمات به موجب خرید یا دریافت خدمات برای خریدار، مشتری یا دریافت کننده ی خدمات، صادر و تحویل داده می‌شود.

فاکتور در واقع برای شما حکم یک سند را دارد که جزئیات اصلی فروش یا ارائه‌ی خدمات در آن درج شده است. در این مقاله از سامانه چاپ آنلاین چاپاتو به معرفی کامل فاکتور، کاربردهای آن و نکاتی که باید هنگام چاپ فاکتور رعایت شود می‌پردازیم.

فاکتور چیست؟

فاکتور سند مهمی است که برای اثبات انجام شدن موفق یک معامله بین فروشنده (یا ارائه دهنده‌ی خدمات) و خریدار (یا دریافت کننده‌ی خدمات) صادر می‌شود. معمولا فاکتور حاوی اطلاعات مهمی از جمله نام دو طرف معامله، تاریخ، جزئیات هزینه‌ها، تاریخ، شناسه‌های قابل پیگیری، جای مهر و امضا و... می‌باشد.

چاپ انواع فاکتور چاپی این کاربرد را دارد که برای شما به عنوان یک سند معتبر عمل می‌کند و تحویل سالم محصول یا دریافت کامل خدمات را با شرح جزئیات مربوط به آن مثل مشخصات خریدار و فروشنده، قیمت اولیه، تخفیف، ارزش افزوده، قیمت تمام‌شده، تاریخ و... تایید می‌کند. مشاغل بسیار زیادی از فاکتور به عنوان مرجع بابت اطلاعات مالی یا حتی ارائه‌ی مستندات به مراجع قضایی یا ادارات رسمی مثل اداره مالیات استفاده می‌کنند.

فاکتور تک برگی تحریر 80 گرم 4 رنگ 1,000 تومان

فاکتور پاکت‌شو تحریر 80 گرم 2,620 تومان

فاکتور کاربن لس تک رنگ سرمه ای 1,690 تومان

فاکتور کاربن لس 2 رنگ قرمز و مشکی 1,825 تومان

اهمیت چاپ فاکتور

• شفافیت بیشتر در معاملات
• انطباق با قوانین مالیاتی کشور
• تسریع فرایندهای حسابداری و امور مالیات
• مستندسازی رسمی خرید و فروش یا ارائه‌ی خدمات
• اعتبار بیشتر برند و حرفه ای نشان دادن کسب و کار
• امکان چاپ مشخصات برند روی فاکتور و معرفی برند به افراد در مکان و زمان‌های مختلف

قسمت‌های مختلف فاکتور چاپی

• عنوان
• تاریخ صدور
• مشخصات خریدار و فروشنده
• جدول لیست کالا یا خدمات و مبلغ هر کدام
• جمع مبالغ و قیمت نهایی
• محل امضا و مهر
• درج دستورالعمل‌های استفاده برای محصولات یا خدمات خاص در فاکتور

کاربردهای فاکتور

1-ثبت فروش کالا در فروشگاه

مثل طلافروشی، فروشگاه لوازم الکترونیکی و موبایل، هایپرمارکت و...

2-خدمات پس از فروش و گارانتی

درج اطلاعات خدمات تعمیر، تعویض یا پشتیبانی فنی همراه با تاریخ و شرایط

3-صدور پیش فاکتور یا صورتحساب

برای ارائه به مشتری قبل از خرید نهایی جهت تایید مبلغ، کالا و شرایط

4-صدور فاکتور رسمی مالیاتی

مخصوص شرکت، سازمان و افراد حقوقی برای ارائه به اداره مالیات

5-فاکتور خرید و تامین کالا از تامین‌کننده

ثبت خریدهای انبار یا مواد اولیه جهت حسابداری داخلی

6-خدمات فنی و تعمیرات

مثل شرکت‌های کامپیوتری، کولر، برق کاری، لوله کشی، مکانیکی و...

7-خدمات مشاوره و آموزش

مشاوران کسب و کار، مالی، روانشناسی، موسسات آموزشی برای دوره‌ها و جلسات

8-فاکتور پروژه‌های پیمانکاری یا ساختمانی

شامل جزئیات مصالح، نیرو، دستمزد و مراحل اجرایی

9-صدور صورتحساب مراکز درمانی و کلینیک‌ها

خدمات پزشکی، دندان پزشکی، زیبایی، آزمایشگاه و روان‌درمانی

10-فاکتور برای خدمات تبلیغاتی و چاپی

مثل طراحی لوگو، چاپ بنر، طراحی وبسایت و...

11-فاکتور خدمات حمل و نقل و لجستیک

شامل کرایه بار، جزئیات مقصد، تاریخ ارسال و هزینه‌ها

12-صورتحساب اجاره بها برای املاک و بنگاه‌ها

درج دوره اجاره، مبلغ، مالیات بر اجاره و شرایط پرداخت

13-فاکتور برای فروش اینترنتی و فروشگاه‌های آنلاین

ثبت سفارش مشتری به همراه جزئیات ارسال، تخفیف و مالیات

14-صدور فاکتور برای محصولات سفارشی سازی شده

مثل کارهای هنری دست ساز، طراحی اختصاصی و تولیدی‌ها

15-کاربرد در نمایشگاه و غرفه‌های فروش

ثبت سفارش فوری در رویدادها و نمایشگاه‌های فروش حضوری

انواع فاکتور چاپی

شناخت انواع فاکتور چاپی و انتخاب نوع مناسب فاکتور، کمک می‌کند تا فرایند فروش، حسابداری و ارتباط با مشتریان به شکل موثر و راحت‌تری مدیریت شود. فاکتورها را می‌توان از جنبه‌های مختلف دسته بندی کرد. در ادامه، پرکاربردترین و رایج‌ترین انواع فاکتورهای چاپی را بررسی می‌کنیم.

انواع فاکتور چاپی بر اساس کاربرد

1-فاکتور رسمی

یکی از مهم‌ترین انواع فاکتور چاپی، فاکتور رسمی است که معمولا توسط شرکت‌ها، فروشگاه‌های بزرگ و اشخاص حقوقی یا حقیقی برای ثبت معاملات رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد. همان طور که از اسم این فاکتور مشخص است، می‌تواند به عنوان سند معتبر و رسمی در مراجع قانونی قابل استناد باشد.

ویژگی‌ها:

• درج کد اقتصادی و شماره ملی
• دارای ردیف کالا، کد کالا، مبلغ، مالیات و عوارض
• امضا و مهر شرکت صادرکننده

کاربرد:

برای ارائه به سازمان امور مالیاتی یا طرف‌های تجاری و حقوقی

2-فاکتور غیر رسمی

این فاکتور بیشتر در مشاغل کوچک، فروش های خُرد یا ارائه ی خدمات بدون نیاز به گزارش مالیاتی کاربرد دارد. فاکتور غیر رسمی در مراجع قانونی، معتبر و قابل استناد نیست.

ویژگی‌ها:

• فاقد اطلاعات مالیاتی

• طراحی ساده
• مناسب برای فروشگاه و کسب و کارهای کوچک

	فاکتور رسمی	فاکتور غیر رسمی
قابلیت رسیدگی مالیاتی	بله	خیر
نیاز به کد اقتصادی	دارد	ندارد

3-فاکتور فروشگاهی

این نوع فاکتور که یکی از عمومی ترین انواع فاکتورهای چاپی نیز هست، توسط فروشگاه‌ها برای ثبت فروش به مشتری و ثبت قیمت نهایی دقیق، صادر می‌شود.

ویژگی ها:

• معمولا بدون مشخصات مالیاتی

• قابلیت چاپ در کاغذ کاربن لس یا تحریر

4-فاکتور مالیاتی

برای مشاغلی که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده هستند، الزامی است.

ویژگی‌ها:

1. درج مبلغ مالیات و عوارض
2. شماره سریال، کد اقتصادی و تاریخ دقیق

5-فاکتور خدماتی

برای ارائه‌ی خدمات مثل تعمیرات، آموزش و... استفاده می‌شود. مخصوص ارائه دهندگان خدمات مثل شرکت های تعمیر IT یا تعمیرات کامپیوتر و موبایل، مشاوره، تعمیرات لوازم خانگی و...

7-فاکتور حقوقی

بین شرکت‌ها و اشخاص حقوقی رد و بدل می‌شود و معمولا با رعایت فرمت مشخص قانونی صادر می‌گردد.

8-فاکتور بین المللی (پروفرما)

برای صادرات یا واردات کالا مورد استفاده قرار می‌گیرد.

شامل:

• اطلاعات خریدار و فروشنده بین المللی
• ارز، نرخ تبدیل، شماره سفارش و شرایط حمل و نقل

9-فاکتور دیجیتال (آنلاین)

با رشد کسب و کارهای آنلاین، فاکتورهای الکترونیکی یا دیجیتال در کنار انواع فاکتورهای چاپی نقش مهمی پیدا کردند. به خصوص در بسیاری از مشاغل که با شعار حفظ و حمایت محیط زیست پیش می‌روند.

مزایا:

• بدون نیاز به چاپ کاغذی
• ارسال سریع از طریق راه های ارتباطی الکترونیکی
• سازگار با نرم افزارهای حسابداری

10-فاکتور ملخی

فاکتور ملخی نوعی از فاکتورهای چاپی است که عموما در مواردی که به امنیت و رسمیت بیشتری نیاز است، کاربرد دارد. شماره سریال برجسته و غیر قابل تغییر، مهم‌ترین ویژگی فاکتور ملخی است. به همین علت این فاکتور به لحاظ امنیت اطلاعات و قابلیت استناد در سیستم‌های مالی و حسابداری جایگاه مهمی دارد.

ویژگی‌های فاکتور ملخی:

چاپ شماره سریال برجسته: شماره سریال‌های این نوع فاکتورها به صورت برجسته و معمولا به رنگ قرمز، روی برگه درج می‌شوند. یکی از مهم‌ترین عوامل جلوگیری از جعل و تقلب، همین شماره سریال فاکتور است.

کنترل دقیق نسخه‌ها: به دلیل حساسیت بالا، نسخه‌های مختلف فاکتور ملخی (کپی اول، دوم و سوم) معمولا دارای علائم کنترلی یا رنگ‌های مشخص هستند که تفکیک آن‌ها را برای مراجع ذی‌ربط آسان‌تر می‌کند.

چاپ روی کاغذهای کاربن لس: اغلب این فاکتورها روی کاغذهایی با قابلیت انتقال متن ( NCR ) چاپ می‌شوند که امکان نوشتن تنها بر روی برگه اول و انتقال خودکار محتوا به نسخه‌های بعدی را فراهم می‌کند. این موضوع از هرگونه تقلب و تغییر در فاکتور ممانعت می‌کند.

کاربردهای فاکتور ملخی

1-نهادهای دولتی

سازمان‌های دولتی بخصوص واحدهای مالی، حسابداری و خزانه داری برای ثبت عملیات پرداخت، دریافت، صدور حواله یا صورتحساب، از فاکتورهای ملخی استفاده می‌کنند. این فاکتورها تضمین می‌کنند که هر سند فقط یک بار صادر و ثبت شود.

2-شرکت‌های بزرگ و خصوصی

در صنایع بزرگی مثل خودروسازی، پتروشیمی، داروسازی، بانکداری و بیمه، کنترل دقیق گردش مالی اهمیت و پیچیدگی زیادی دارد. استفاده از فاکتور ملخی در این موارد، به ویژه برای بخش حسابرسی داخلی یا خارجی، کمک می‌کند تا از بروز اشتباهات یا تخلفات احتمالی جلوگیری شود.

3-شرکت‌های پیمانکاری و پروژه محور

شرکت‌هایی که در پروژه‌های متعدد و پیچیده فعالیت دارند، برای مدیریت بهتر مالیات و ثبت اسناد پرداخت به پیمانکاران، از فاکتور ملخی استفاده می‌کنند.

4-سیستم های انبارداری و لجستیک

در فرایندهای تحویل کالا، ورود و خروج اجناس از انبار و ثبت اطلاعات لجستیکی نیز فاکتور ملخی نقش مهمی در ثبت دقیق و ردیابی غیر قابل تغییر اطلاعات ایفا می‌کند.

انواع فاکتور چاپی بر اساس نوع چاپ

1-فاکتور با چاپ دیجیتال

مناسب برای کسب و کارهایی که سفارش فوری فاکتور دارند. چاپ دیجیتال برای چاپ فاکتور در تیراژ پایین و تعداد کم مناسب است. مهم‌ترین تفاوت چاپ افست و دیجیتال همین مورد است.

2-فاکتور با چاپ افست

یکی از کاربردهای چاپ افست، چاپ فاکتور اداری است. مناسب کسب و کارهایی که قصد سفارش فاکتور در تیراژ بالا دارند. چاپ فاکتور با روش افست، زمان بیشتری نسبت به چاپ دیجیتال می‌برد.

انواع فاکتور چاپی بر اساس صحافی و فرم

1-فاکتور تک برگی:

مناسب مشاغل کوچک و فاکتورهای روزمره

2-فاکتور دو نسخه ای یا سه نسخه ای:

مخصوص مشاغلی که نیاز به نگهداری یک نسخه از فاکتور برای فروشنده یا بایگانی و نسخه‌ی جداگانه برای تحویل به مشتری دارند.

3-فاکتور پرفراژدار:

پرفراژ به معنی تعبیه کردن جای برش آسان روی فاکتور است تا دو نسخه‌ی مختلف فاکتور، به راحتی و منظم جدا شوند.

مشخصات فنی انواع فاکتور چاپی

نوع کاغذ:

• تحریر 70 گرمی و 80 گرمی
• گلاسه
• کاربن لس ( NCR ) برای تولید فاکتور کاربن لس (جهت کپی کردن از فاکتور بدون نیاز به کاربن)

رنگ چاپ:

• تک رنگ (عمدتا مشکی یا قرمز)
• دو رنگ (معمولا قرمز و مشکی) یا چند رنگ

صحافی و شماره گذاری:

• صحافی منگنه یا پرفراژ
• شماره سریال قرمز

نکات مهم در طراحی فاکتور چاپی

1. درج کامل اطلاعات هویتی شرکت (نام، آدرس، شماره ثبت، کد اقتصادی و... )
2. استفاده از لوگو و بهترین رنگ سازمانی برای اعتبار و تبلیغ بیشتر برند
3. طراحی ساختار جدول بندی واضح و خوانا
4. در نظر گرفتن فضای کافی برای امضا و مهر
5. پیش بینی بخش توضیحات برای شرایط خاص فروش یا گارانتی
6. استفاده از شماره سریال برای پیگیری دقیق و آسان فرایندهای مالی
7. رعایت فرمت‌های استاندارد برای فاکتورهای رسمی و مالیاتی

فاکتور صوری چیست؟

فاکتور صوری، برگه‌ای است که در ظاهر مشابه فاکتور واقعی طراحی می‌شود، اما محتوای آن ساختگی یا تغییریافته است. در واقع فاکتور صوری جزو انواع فاکتور چاپی رسمی به حساب نمی‌آید. این فاکتورها معمولا در مواردی صادر می‌شوند که هدف، مخفی کردن قسمت‌هایی از تراکنش‌های مالی، کم شدن بار مالیاتی یا به هر نوعی معاملات جعلی باشد.

در این نوع فاکتورها، اطلاعاتی مثل نام خریدار و فرشنده، نوع کالا یا خدمات، مبلغ و تاریخ به گونه ای تنظیم می‌شود که وجود معامله ای واقعی را القا کند. در حالی که در عمل هیچ مبادله ای صورت نگرفته است یا بخشی از اطلاعات عمدا به غلط و تقلبی وارد شده‌اند.

فاکتور صوری در موارد زیر استفاده می‌شود:

• فرار مالیاتی از طریق اعلام هزینه‌های غیر واقعی

• ساختن گردش مالی جعلی برای پاکسازی درآمد (پولشویی) یا دریافت تسهیلات بانکی (وام‌های بانکی)
• افزایش ساختگی هزینه ها برای کاهش سود مشمول مالیات
• ایجاد پوشش برای معاملات غیر قانونی یا زیرمیزی

لازم به ذکر است که استفاده از فاکتورهای صوری طبق قوانین مالیاتی و قضایی، تخلف محسوب می شود و با متخلفان برخورد قانونی خواهد شد.

تفاوت فاکتور و پیش‌فاکتور

فاکتور و پیش فاکتور هر کدام در مرحله‌ی خاصی از چرخه فروش و خرید مورد استفاده قرار می‌گیرند و کارکردهای متفاوتی دارند.

فاکتور:

• به منزله تایید انجام معامله و تعهد به پرداخت وجه محسوب می شود. این سند دربردارنده ی اطلاعات زیر است:
• نام و مشخصات فروشنده و خریدار
• شرح دقیق کالا یا خدمت ارائه شده
• تعداد و مبلغ هر قلم
• مبلغ کل به همراه مالیات و عوارض قانونی
• شماره سریال، تاریخ صدور، مهر و امضای فروشنده

فاکتور در صورتی که به صورت رسمی تنظیم شود، قابلیت استناد قانونی و مالیاتی دارد و در صورت نیاز در محاکم قضایی یا نزد سازمان امور مالیاتی قابل ارائه خواهد بود.

پیش فاکتور:

پیش فاکتور (سندی مقدماتی است که قبل از نهایی شدن فروش صادر می‌شود. این سند تنها برای اطلاع رسانی در خصوص شرایط و قیمت اولیه فروش، صادر شده و تعهدی برای پرداخت یا تحویل ایجاد نمی‌کند.

معمولا پیش فاکتور شامل اطلاعات زیر است:

• شرح کالا یا خدمات پیشنهادی
• قیمت هر واحد یا خدمت
• شرایط و زمان تحویل
• هزینه های جانبی مثل حمل و نقل
• مدت اعتبار پیش فاکتور

پیش فاکتور از منظر حقوقی برای هیچ یک از طرفین الزام آور نیست و اغلب در مذاکرات تجاری و بازاری و برای مقایسه‌ی قیمت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تفاوت فاکتور و رسید پرداخت

همان‌طور که قبلا گفتیم فاکتور سند رسمی است که مبلغ مورد مطالبه را قبل از پرداخت مشخص می‌کند و دربردارنده تمامی اطلاعات لازم برای ثبت و پیگیری مالی می‌باشد. در مقابل، رسید پرداخت، سندی است که بعد از پرداخت صادر می‌شود. این سند تایید می‌کند که مبلغ مورد نظر از سوی خریدار به فروشنده پرداخت شده است. اطلاعاتی که معمولا در رسید ذکر می‌شود شامل موارد زیر است:

• مبلغ پرداخت شده
• روش پرداخت (نقدی، کارت بانکی، حواله و...)
• تاریخ و ساعت پرداخت
• شماره پیگیری یا کد رهگیری

از آنجا که رسید صرفا یک تاییدیه پرداخت است، فاقد ارزش حقوقی و مالیاتی مستقل است و به تنهایی برای اثبات انجام یک معامله کافی نیست؛ مگر اینکه همراه با اسناد تکمیلی ارائه شود.

سوالات متداول درباره انواع فاکتور چاپی

1-چه تفاوتی بین فاکتور رسمی و غیر رسمی وجود دارد؟

فاکتور رسمی شامل اطلاعات مالیاتی و قابلیت ارائه به سازمان امور مالیاتی است؛، در حالی که فاکتور غیر رسمی بیشتر برای معاملات داخلی یا شخصی استفاده می‌شود.

2-آیا برای مشاغل کوچک استفاده از فاکتور رسمی ضروری است؟

در صورتی که کسب و کار شما مشمول مالیات نباشد، استفاده از فاکتور غیر رسمی یا فروشگاهی کفایت می‌کند.

3-چه مواردی باید در چاپ فاکتور رسمی رعایت شود؟ 

درج کد اقتصادی، کد ملی، نرخ مالیات، آدرس، مهر و امضای رسمی شرکت

4-من کد اقتصادی ندارم، آیا میتوانم فاکتور رسمی داشته باشم؟

خیر، برای پذیرش فاکتور توسط سازمان امور مالیاتی، درج کد اقتصادی و شناسه ملی ضروری است.

5-آیا می‌توانم از فاکتور غیر رسمی در دادگاه قضایی به عنوان مستند استفاده کنم؟

خیر، فاکتورهای غیررسمی در مراجع قضایی و قانونی، اعتباری ندارند.

6-آیا فاکتور کاربن لس، کاربن ندارد؟

فاکتور کاربن لس، به صورت جداگانه کاربن ندارد. اما خود کاغذ فاکتور، نقش کاربن را هم ایفا می‌کند و نوشته ها را روی کاغذ زیری کپی برداری می‌کند. پس سرعت بیشتر در نوشتن، عدم نیاز به کاغذ جداگانه کاربن و ایجاد نسخه‌های متعدد از فاکتور، از مزایای فاکتور کاربن لس است.

7-فرق فاکتور دو نسخه ای با سه نسخه ای در چیست؟

نسخه‌ی دوم معمولا به مشتری داده می‌شود و نسخه ی سوم جهت بایگانی در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

8-فاکتور دیجیتال (آنلاین) چطور استفاده می‌شود؟

از طریق نرم افزارهای حسابداری یا فروشگاه‌های آنلاین می توان فاکتور دیجیتال ایجاد کرد و آن را از طریق ایمیل یا پیام رسان‌های الکترونیکی برای مشتری ارسال کرد.

9-آیا فاکتور دیجیتال (آنلاین) برای استفاده‌ی رسمی مناسب است؟

اگر الزامات قانونی مثل شماره سریال و اطلاعات مالیاتی رعایت شده باشد، بله.

10-هزینه‌ی چاپ انواع فاکتور چاپی چگونه محاسبه می‌شود؟

بستگی به نوع چاپ، تعداد نسخه ها، جنس کاغذ و رنگ بندی دارد.

جمع بندی

درک دقیق و انتخاب مناسب بین انواع فاکتور چاپی می‌تواند فرایند مالی و حسابداری هر شغلی را حرفه‌ای‌تر، سریع‌تر و البته قانونیکند. توجه به نوع فعالیت، حجم معاملات و خرید و فروش، و همچنین الزامات قانونی به شما کمک می‌کند تا بهترین نوع فاکتور را از بین انواع فاکتور چاپی انتخاب کرده و طراحی مناسبی داشته باشید.

اگر قصد چاپ اختصاصی و با کیفیت هر کدام از انواع فاکتور چاپی را دارید، همین امروز از طریق شماره 09002932333 با تیم چاپاتو تماس بگیرید.